FrankenRaster in der ChefBüro
Das Geheimnis des Erfolges ist, die Sorgen des anderen zu verstehen.(Henry Ford)
Die bayrische „Scan-Factory“, FrankenRaster GmbH ist bekannt dafür, die Sorgen ihrer Kunden zu verstehen und auch zu lösen. Der Scandienstleister blickt auf über elf erfolgreiche Geschäftsjahre zurück und expandierte kürzlich in neue eigene Räumlichkeiten.
Dokumente müssen aufgrund gesetzlicher Vorgaben zum Teil über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Beispielsweise müssen in Unternehmen, steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen oder Bilanzen bis zu zehn Jahre, Zeichnungen oder Konstruktionspläne sogar bis zu 99 Jahre verfügbar bleiben. Meist leiden Papier-Archive unter Platzmangel und werden ständig erweitert. Gleichzeitig schlummern in den gelagerten Dokumenten Informationen, die häufig noch im Geschäftsalltag benötigt werden. Der Zugriff auf diese Dokumente sollte dann schnell erfolgen, was in der Praxis allerdings selten der Fall oder meist gar nicht möglich ist.
Die FrankenRaster GmbH, mit Sitz in Buchdorf/Bayern, wurde 1996 gegründet und hat sich als Dienstleister auf die Digitalisierung papierbasierter Dokumente spezialisiert. Von einem kleinen Scandienstleister mit zwei Mitarbeitern hat sich FrankenRaster in den letzten elf Jahren zu einem Unternehmen mit über 30 Mitarbeitern entwickelt. Das Leistungsportfolio umfasst Scandienstleistungen, digitale Erfassung und Archivierung aller geschäftrelevanten Unterlagen bis hin zu großformatigen Zeichnungen und deren IT-gestützte Weiterverarbeitung. Namhafte Unternehmen, wie Bosch, Herrenknecht, Alstom, Krones, Osram, KIK Textilien, EADS, SIEMAG und viele andere vertrauen dem Scanspezialisten die Digitalisierung ihres Altarchivs an. Darüber hinaus erweiterten zahlreiche Kunden, darunter die Felsomat und die Brückner Maschinenbau ihre bisherigen Aufträge.
Der Komplettdienstleister digitalisiert Dokumente aller Art in Farbe und Schwarz-weiß, von der Notiz oder dem Kleinstdokument bis hin zu großformatigen Zeichnungen in DIN A1-, A0-Format. Auch übergroße Formate digitalisiert der Scandienstleister problemlos. Darüber hinaus umfasst der Service des bayrischen Unternehmens auch die Verarbeitung von Mikrofilmkarten sowie von Mircofiches, -jackets und Rollfilme in jedem Rückvergrößerungsfaktor in Schwarz-weiß und Graustufen. Bücher bis DIN A2 – die Dicke des Buches spielt dabei keine Rolle - werden in Farbe, Graustufen oder Schwarz-weiß mit hochwertigen Geräten gescannt. Mit Hilfe intelligenter Erkennungstechnologien werden die digitalisierten Dokumente für die weitere Verwaltung und Bearbeitung aufbereitet. FrankenRaster nutzt für seine Dienstleistungen State-of-the-Art-Technologien und Geräte, die im Markt führend sind.
Dokumente müssen aufgrund gesetzlicher Vorgaben zum Teil über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Beispielsweise müssen in Unternehmen, steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen oder Bilanzen bis zu zehn Jahre, Zeichnungen oder Konstruktionspläne sogar bis zu 99 Jahre verfügbar bleiben. Meist leiden Papier-Archive unter Platzmangel und werden ständig erweitert. Gleichzeitig schlummern in den gelagerten Dokumenten Informationen, die häufig noch im Geschäftsalltag benötigt werden. Der Zugriff auf diese Dokumente sollte dann schnell erfolgen, was in der Praxis allerdings selten der Fall oder meist gar nicht möglich ist.
Die FrankenRaster GmbH, mit Sitz in Buchdorf/Bayern, wurde 1996 gegründet und hat sich als Dienstleister auf die Digitalisierung papierbasierter Dokumente spezialisiert. Von einem kleinen Scandienstleister mit zwei Mitarbeitern hat sich FrankenRaster in den letzten elf Jahren zu einem Unternehmen mit über 30 Mitarbeitern entwickelt. Das Leistungsportfolio umfasst Scandienstleistungen, digitale Erfassung und Archivierung aller geschäftrelevanten Unterlagen bis hin zu großformatigen Zeichnungen und deren IT-gestützte Weiterverarbeitung. Namhafte Unternehmen, wie Bosch, Herrenknecht, Alstom, Krones, Osram, KIK Textilien, EADS, SIEMAG und viele andere vertrauen dem Scanspezialisten die Digitalisierung ihres Altarchivs an. Darüber hinaus erweiterten zahlreiche Kunden, darunter die Felsomat und die Brückner Maschinenbau ihre bisherigen Aufträge.
Der Komplettdienstleister digitalisiert Dokumente aller Art in Farbe und Schwarz-weiß, von der Notiz oder dem Kleinstdokument bis hin zu großformatigen Zeichnungen in DIN A1-, A0-Format. Auch übergroße Formate digitalisiert der Scandienstleister problemlos. Darüber hinaus umfasst der Service des bayrischen Unternehmens auch die Verarbeitung von Mikrofilmkarten sowie von Mircofiches, -jackets und Rollfilme in jedem Rückvergrößerungsfaktor in Schwarz-weiß und Graustufen. Bücher bis DIN A2 – die Dicke des Buches spielt dabei keine Rolle - werden in Farbe, Graustufen oder Schwarz-weiß mit hochwertigen Geräten gescannt. Mit Hilfe intelligenter Erkennungstechnologien werden die digitalisierten Dokumente für die weitere Verwaltung und Bearbeitung aufbereitet. FrankenRaster nutzt für seine Dienstleistungen State-of-the-Art-Technologien und Geräte, die im Markt führend sind.
Digitalisierung „on demand“
Mit seinem Dienstleistungsangebot „Digitalisierung on demand“ bietet das bayrische Unternehmen eine attraktive Alternative zum hauseigenen Archiv. Die Scanspezialisten übernehmen dabei das komplette Archiv und lagern es in ihren Räumlichkeiten. Hier werden die Unterlagen strukturiert abgelegt und entsprechend der Abgabevorordnung § 147, den Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, archiviert. Auf Wunsch baut FrankenRaster auch eine neue Ordnerstruktur auf. Zusätzlich zu den Papierdokumenten übernimmt der Scanspezialist die Lagerordnung des Kunden, um möglichst schnell den Rechercheanforderungen gerecht zu werden. „On demand“ digitalisiert FrankenRaster benötigte Dokumente und stellen sie dem Kunden innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung. Auf die elektronischen Dokumente können die Unternehmen direkt, per FTP-Server oder Internet-Gateway zugreifen. Die Daten werden nach Kundenwunsch und Anforderung in verschiedenen Formaten z. B. TIFF, JPG, PDF/A mit und ohne OCR ausgeliefert.
Kundenbeispiel: SIEMAG
Mit SIEMAG hat FrankenRaster einen renommierten Logistiker und Anbieter von Servicelösungen für die Stahl-, Aluminium-, NE-Metall- sowie die Bergbauindustrie, als Kunden gewonnen. SIEMAG beauftragte den Scandienstleister mit der Digitalisierung von über 140.000 technischen Zeichnungen und Konstruktionsplänen. Diese wurden von FrankenRaster so aufbereitet, dass sie anschließend problemlos in das Enterprise Content Management System d.3 der d.velop AG übernommen werden konnten.
In einer weiteren Projektphase vertraute SIEMAG FrankenRaster die Einlagerung seiner umfangreichen Papierdokumente, insgesamt 24.000 Ordner, an. „On demand“ können nun Mitarbeiter bei FrankenRaster die Digitalisierung des gewünschten Dokuments anfordern. Innerhalb einer Stunde werden die Unterlagen elektronisch, in einem gesicherten Bereich im Internet, zum Download zur Verfügung gestellt. Der Aufbau eines elektronischen Archivs mit allen relevanten Akten erfolgt bei SIEMAG somit in Etappen. Seit Beginn des Projektes wurden 3.000 Ordner digitalisiert.
Auch Kunden und Partner von OPTIMAL SYSTEMS setzen auf das Know-how von FrankenRaster
Mit dem ECM-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS schloss Frankenraster vor wenigen Wochen eine Kooperationsvereinbarung Anwender der OS-Software können FrankenRaster mit der Digitalisierung ihrer papierbasierten Altarchive oder Dokumentenablage betrauen, um diese anschließend mit der ECM-Lösung effektiv verwalten zu können. Neben der Digitalisierung übernimmt FrankenRaster die Klassifizierung der Dokumente, deren inhaltliche Erfassung sowie die Übernahme in die OS-Software. Hier stehen die geschäfts- und unternehmensrelevanten Dokumente dann den Anwendern zur Verfügung. „Unternehmen, die sich mit der Einführung einer DMS-/ECM-Software auseinandersetzen, stehen vor der Herausforderung, dass sie ihre papierbasierten Dokumente digitalisieren müssen, damit diese auch mit der Software verwaltet werden können“, erläutert Hans-Joachim Meinert, Geschäftsführer der FrankenRaster GmbH. „Dabei handelt es sich in der Regel um einmalige Scan-Projekte, für die es sich nicht lohnt, entsprechendes Equipment und Know-how zu beschaffen.“ Hier setzt der Service der FrankenRaster an. Das Unternehmen digitalisiert bestehende Altarchive und die aktuelle Dokumenten-Ablage, indiziert die Dokumente und stellt sie für den Import z. B. in die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS zur Verfügung. Kunden profitieren somit von einer nahtlosen Projektabwicklung und können unmittelbar nach Implementierung der OS-Software ihre Dokumente effizient verwalten. „Durch die Kooperation mit Frankenraster erleichtern wir unseren Kunden die Einführung unserer Software. Sie brauchen sich keine Gedanken mehr darüber zu machen, wie ihre Papierberge digitalisiert und effizient mit unserer Software verwaltet werden“, ergänzt Olaf Holst, Director Sales & Partner Management der OPTIMAL SYSTEMS GmbH.
FrankenRaster auf der DMS EXPO
Als Mitglied des VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme sind die Spezialisten von Frankenraster während der DMS EXPO in Köln am Partnerstand des Branchenverbandes anzutreffen. Hier stehen sie für Fragen rund um die elektronische Dokumenten-Bearbeitung zur Verfügung.
Download hier des Artikels aus der Chefbüro
Quelle: Redaktion der Chefbüro Zeitschrift